Secretaresse

Voor ons secretariaat zijn we op zoek naar een:   

Voor 28-32 uur per week 

 

Als secretaresse van de gemeente Zeist is geen dag hetzelfde: ad hoc werken, multitasking, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak, zijn voor jou vanzelfsprekend. Inlevingsvermogen en vooruitdenken zijn hierbij onmisbaar. Je werkt als secretaresse zowel voor de teammanagers als ook voor de directieleden. Jij bent het schakelpunt tussen de directie, het managementteam en de organisatie. Je weet hoe de hazen lopen en bent een spin-in-het-web. Met grote nauwkeurigheid beheer je de complexe agenda’s. Jij zorgt ervoor dat de teammanagers en directie blind op hun agenda kunnen vertrouwen en dat de stukken die ze nodig hebben op tijd klaarliggen. Je regelt o.a. ruimtes, archiveert stukken en zorgt dat aangetekende brieven verstuurd worden. Je bent in staat om mailberichten af te handelen of deze te bespreken met directie- of teammanagers. 

 

Je technische en digitale vaardigheden zijn meer dan op orde, want jij weet dat je door slim digitaliseren een hoop tijd kunt besparen. Er wordt veel online samengewerkt. En gewerkt vanuit verschillende systemen waarin jij gemakkelijk je weg weet te vinden en niet terugdeinst voor het leren kennen van een nieuw systeem. Je weet hoe je je werk het beste kunt indelen, zodat je prioriteiten kunt stellen. Indien nodig geef je tegengas, neem je initiatief en kun je anticiperen op plots aankomende activiteiten. Zoals bijvoorbeeld crisis notuleren.  

Binnen het secretariaat werken er drie secretaresses en verdeel je samen de taken. We zoeken op dit moment twee secretaresses. Eén krijgt als taak het zijn van ambtelijk secretaris van de OR en de ander krijgt als taak aanspreekpunt van directie. Je werkt als een team en regelt samen de bezetting van het secretariaat. Jullie kunnen elkaar vervangen indien nodig. 

 

Dit bieden wij    

Als je bij de gemeente Zeist werkt, heb je uitstekende arbeidsvoorwaarden. Afhankelijk van opleiding en ervaring kun je bij ons tussen de € 3.052,- en maximaal € 4.287,- bruto per maand (schaal 8 Cao Gemeenten) verdienen bij een volledige werkweek van 36 uur. Voor extra salaris, vakantieverlof of een bijdrage voor je opleiding krijg je elke maand 17.05 % IKB (Individueel Keuze Budget) boven op je brutosalaris. Naast een goed ABP-pensioen bieden we je een arbeidsovereenkomst voor een jaar. Zijn we na dit jaar nog blij met elkaar dan volgt een contract voor onbepaalde tijd!   

 

Bij gemeente Zeist start je met een uitgebreid onboardingsprogramma. Tijdens je eerste werkweek word je vrijgesteld van werk. Samen met je andere nieuwe collega’s leer je onze organisatie tijdens vier introductiedagen van binnen en van buiten kennen. Van een presentatie ‘hoe werkt een gemeente’ tot een kennismaking met het directieteam en het college van B&W. Van het ophalen van je eigen laptop en telefoon tot een mooie bijeenkomst over integriteit. Leuk en nuttig, want zo weet je (letterlijk) je weg te vinden in onze gemeente en maak je al direct kennis met veel collega’s.  

 
Een goede balans tussen werk en privé vinden wij belangrijk en daarom werken we in Zeist tijd- en plaatsonafhankelijk. Duurzaamheid staat bij ons hoog in het vaandel. We hebben een fietsplan en besluit je om naar kantoor te reizen met het OV dan vergoeden wij dit volledig. Er zijn dan ook talloze mogelijkheden om het werk zo in te richten dat het jou laat shinen. Persoonlijke ontwikkeling heb je zelf in de hand! Hierbij kun je onder andere gebruik maken van de mogelijkheden via onze Zeist Academie. Bij ons zit niemand stil, je kunt altijd vooruit.    

 

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 600 collega’s werken we voor en met ongeveer 66.500 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!     

 

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.   

 
Meer informatie     

Wil je meer weten over de vacature neem dan contact op met onze corporate recruiter Evelien Boeve via 06-42508930 of via e.boeve@zeist.nl. Voor meer informatie over onze gemeente kun je kijken op www.werkenbijzeist.nl of www.zeist.nl.    

 

Solliciteren     

Herken je jezelf in het profiel? Wacht dan niet langer en solliciteer! Laat ons weten waarom je kiest voor Zeist, deel een paar mooie resultaten die je in voorgaande banen hebt behaald en de manier waarop je dat voor elkaar hebt gekregen. Je kunt tot en met 7 april aanstaande reageren. De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats op dinsdag 15 april. De tweede ronde gesprekken zijn in de week van 21 april. Is dit nou echt jouw droombaan maar komt de sollicitatiedatum niet uit? Solliciteer toch en laat ons dan vooral jouw mogelijkheden even weten!    

 

Deze vacature wordt tegelijkertijd intern en extern opengesteld. Bij geschiktheid krijgen interne kandidaten de voorkeur. Acquisitie stellen we niet op prijs. Écht niet.