Directiesecretaris
Voor het team bedrijfsondersteuning zoeken wij een
Directiesecretaris
Een strategische ondersteuner met een adviserende rol
voor 32 uur per week
Dit doe je
Omdat het takenpakket van onze directie groeit, de complexiteit van haar taken toeneemt en zij zich primair wil kunnen focussen op het besturen van de gemeente, zijn we op zoek naar een directiesecretaris. Als directiesecretaris heb je een adviserende rol richting het directieteam (DT) en ondersteun je hen inhoudelijk op strategisch en tactisch niveau. Jouw doel is om het werk van de directie mede mogelijk te maken!
Je ondersteunt de directie bij het behalen van haar doelstellingen. Je organiseert wekelijks DT en DT+ vergaderingen, bereidt deze voor en houdt de hieruit voortvloeiende beslispunten en acties bij. Je neemt daarnaast ook regelmatig deel aan de directie-managementteam (DMT) vergaderingen. Namens de directie zet je opdrachten uit binnen de organisatie en geeft hier opvolging aan. Je monitort de voortgang van specifieke onderwerpen en besluitvorming. Je maakt een opzet voor de jaarlijkse focuspunten van het DT en je coördineert de bestuurlijke planning. Daarnaast coördineer je de kwartaalrapportages met belangrijke sturingsinformatie en interpreteer je het bijbehorende dashboard voor de directie. Je bent proactief en komt zelf met verbetervoorstellen, stelt formats bij en beschrijft procedures en structuren.
Je ondersteunt de directie bij het behalen van haar doelstellingen. Je organiseert wekelijks DT en DT+ vergaderingen, bereidt deze voor en houdt de hieruit voortvloeiende beslispunten en acties bij. Je neemt daarnaast ook regelmatig deel aan de directie-managementteam (DMT) vergaderingen. Namens de directie zet je opdrachten uit binnen de organisatie en geeft hier opvolging aan. Je monitort de voortgang van specifieke onderwerpen en besluitvorming. Je maakt een opzet voor de jaarlijkse focuspunten van het DT en je coördineert de bestuurlijke planning. Daarnaast coördineer je de kwartaalrapportages met belangrijke sturingsinformatie en interpreteer je het bijbehorende dashboard voor de directie. Je bent proactief en komt zelf met verbetervoorstellen, stelt formats bij en beschrijft procedures en structuren.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de organisatie en voorbereiding van (inhoudelijke) werkbezoeken bij andere organisaties. En houd je je bezig met de voorbereiding van de strategiesessies van het DT. Je geeft opvolging aan de strategische DT+ onderwerpen zoals o.a. de opzet van de jaarplannen en strategische personeelsplanning. Dit alles doe je natuurlijk niet alleen. Je stemt inhoudelijk af met de strategische (bestuurs)adviseurs. Je bent een stevige gesprekspartner voor de teammanagers en werkt namens het DT nauw samen met de interne communicatieadviseur. Je bent een netwerker en de smeerolie binnen de organisatie, maar wel in staat om de functie zelfstandig uit te voeren.
Als directiesecretaris ben je niet alleen intern gericht, maar weet je ook wat er in de maatschappij gebeurt. Hierover signaleer en adviseer je gevraagd en ongevraagd het DT.
Als directiesecretaris ben je niet alleen intern gericht, maar weet je ook wat er in de maatschappij gebeurt. Hierover signaleer en adviseer je gevraagd en ongevraagd het DT.
Je komt te werken in het team Bedrijfsondersteuning, maar werkt primair samen met het DT. Je hebt een verbindende rol in de organisatie en werkt nauw samen met de (directie)secretaresses. Het DT bestaat uit vier leden: de gemeentesecretaris en drie directieleden. Ieder directielid heeft een eigen portefeuille en stuurt meerdere teammanagers aan.
Dit ben jij
- Je hebt een WO werk- en denkniveau.
- Je hebt minimaal 4 jaar ervaring als directie- of bestuurssecretaris of soortgelijke functie.
- Je hebt bestuurlijke affiniteit, politieke ervaring is niet noodzakelijk.
- Je bent organisatiesensitief en weet wanneer het nodig is om iets te signaleren, andere te betrekken of te escaleren.
- Je weet waar de prioriteiten liggen en kan hoofdzaken en bijzaken goed onderscheiden.
- Je kan verschillende onderwerpen en werkzaamheden je snel eigen maken, adequaat handelen in diverse complexe situaties en omgaan met belangentegenstellingen.
- Je bent een vriendelijke doorzetter, die kort en krachtig formuleert.
- Je kan vanuit verbinding scherp en kritisch doorvragen en adviseren.
- Je hebt een sterk ontwikkelt strategisch vermogen en bent in staat om vanuit het grote geheel (samenleving, organisatie, gemeenteraad) te beoordelen wat er nodig is.
- Je kan strategische denklijnen omzetten in handelen.
- Je hebt humor, kan goed relativeren en bent resultaatgericht.
Dit bieden wij
Als je bij de gemeente Zeist werkt, heb je uitstekende arbeidsvoorwaarden. Afhankelijk van opleiding en ervaring kun je bij ons tussen de € 4.264,-- en maximaal € 6.072,--, bruto per maand (schaal 11 Cao Gemeenten) verdienen bij een volledige werkweek van 36 uur. Voor extra salaris, vakantieverlof of een bijdrage voor je opleiding krijg je elke maand 17,05% IKB (Individueel Keuze Budget) boven op je brutosalaris. Naast een goed ABP-pensioen bieden we je een arbeidsovereenkomst voor een jaar. Zijn we na dit jaar nog blij met elkaar dan volgt een contract voor onbepaalde tijd.
Bij gemeente Zeist start je met een uitgebreid onboardingsprogramma. Tijdens je eerste werkweek word je vrijgesteld van werk. Samen met je andere nieuwe collega’s leer je onze organisatie tijdens vier introductiedagen van binnen en van buiten kennen. Van een presentatie ‘hoe werkt een gemeente’ tot een kennismaking met het directieteam en het college van B&W. Van het ophalen van je eigen laptop en telefoon tot een mooie bijeenkomst over integriteit. Leuk en nuttig, want zo weet je (letterlijk) je weg te vinden in onze gemeente en maak je al direct kennis met veel collega’s.
Een goede balans tussen werk en privé vinden wij belangrijk en daarom werken we in Zeist tijd- en plaatsonafhankelijk. Duurzaamheid staat bij ons hoog in het vaandel. We hebben een fietsplan en besluit je om naar kantoor te reizen met het OV dan vergoeden wij dit volledig. Er zijn dan ook talloze mogelijkheden om het werk zo in te richten dat het jou laat shinen. Persoonlijke ontwikkeling heb je zelf in de hand! Hierbij kun je onder andere gebruik maken van de mogelijkheden via onze Zeist Academie. Bij ons zit niemand stil, je kunt altijd vooruit.
Dit is Zeist
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 600 collega’s werken we voor en met ongeveer 66.500 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!
In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.
Meer informatie
Wil je meer weten over de vacature neem dan contact op met onze corporate recruiter Evelien Boeve via 06-42508930 of via e.boeve@zeist.nl. Voor meer informatie over onze gemeente kun je kijken op www.werkenbijzeist.nl of www.zeist.nl.
Solliciteren
Herken je jezelf in het profiel? Wacht dan niet langer en solliciteer! Laat ons weten waarom je kiest voor Zeist, deel een paar mooie resultaten die je in voorgaande banen hebt behaald en de manier waarop je dat voor elkaar hebt gekregen. Je kunt tot en met 6 april aanstaande reageren. De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats op vrijdag 11 april in de ochtend. De tweede ronde gesprekken is op donderdag 17 april in de ochtend. Is dit nou echt jouw droombaan maar komt de sollicitatiedatum niet uit? Solliciteer toch en laat ons dan vooral jouw mogelijkheden even weten!
Deze vacature wordt tegelijkertijd intern en extern opengesteld. Bij geschiktheid krijgen interne kandidaten de voorkeur. Acquisitie stellen we niet op prijs. Écht niet.